Minutes recorded by:
Damaris Solis Padilla and Candy Gulko

( DRAFT )UNOFFICIAL MINUTES PARENT ASSOCIATION MEETING

September 10, 2008

6:00 PM

CSS Auditorium

Families Present : See File
Familias Presente: Vea el Archivo
Teachers Present : Professor Stillman
Maestros Presentes:Profesor Stillman
Miriam Hubbard, PA co- president, welcomed everyone to the first PA meeting of the 2008-09 school year. She added a special welcome to new families.
Miriam Hubbard le dio la bienvenida a todos al la primera reunión del año 2008-09. Le dio un saludo especial a las familais nuevas.

CSS Website – Primary CSS Communication Tool

Miriam explained that the CSS website–columbiasecondary.org is the main communication tool between the school and families. She urged parents to check it daily, perhaps making it their home page. She noted that notices are not often sent home so parents need to check the website to stay informed. Some points of interest on the website—
–Calendar in lower right corner which lists PA meetings, potluck dinners, field trips, all other CSS events

–Minutes of PA and SLT meetings

–Financial report (will be posted shortly)

–Contact info for every PA executive board member

Once you log in a go to the parent page you have access to contact info (e-mail and phone) for all faculty and families.

La pagina del internet de CSS– Principal medio de comunicación
Miriam explico que la página del internet de CSS– colombia secondary.org es el primer medio de comunicación entre la escuela y las familias. Ella noto que no siempre se mandan notas a la casa, por esta razón los padres tienen que revisar la pagina de CSS para mantenerse informados. Algunos puntos de interes el la pagina—–
— el calendario en la derecha el cual avisa de reuniones, cenas, paseos y otros eventos de CSS
— Los minutos de las reuniones del PA y el equipo de liderazgo (SLT)
–la información sobre como comunicarse con los miembros de la junta ejecutiva del PA
Una ves que Ud. se registre con la pagina de padres de CSS Ud. puede obtener el e-mail y los numeros telefonicos para todos los padres y maestros.

Three Main Groups: Parent Association (PA), School Leadership Team (SLT), Foundation for Excellence in Education

Parent Association

Miriam introduced the PA Executive Board. In addition to herself:

–Sandra Echols, co-president (Miriam explained that Sandra was not at tonight’s meeting but will be at future events)

–David Suker, vice president

–Belinda Smith co-secreatary

–Damaris Padilla, co-secretary

–Victor Acosta, treasurer
Tres Grupos Principales: La Asociación de Padres, El Equipo de Liderazgo (SLT), La Fundación para Excelencia en Educación

La Asociación de Padres (PA)
Miriam presento los miembros del la junta ejecutiva del PA. Además de ella esta
Sandra Echols ,co- presidente (Sandra no se encuentra hoy pero estara presente en eventos futuros)
David Suker, vice presidente
Belinda Smith ,co-secretaria
Victor Acosta, tesorero

Schedule of PA meetings: Miriam explained that the PA meets once a month. Last year it met on Tuesday evenings. However, since some parents could not come on Tuesdays, this year’s meetings will be on a rotated schedule (different days, morning or evening) to increase the opportunity for anyone who wants to attend to come.The schedule of PA meetings for the year is already posted on the CSS website calendar.

Horario de las reuniones del PA :
Miriam explico que el PA se reune una ves al mes. El año pasado las reuniones eran el Martes por la tarde. Sin embargo, como muchos padres no pueden venir los Martes, este año las reuniones seran en distintos dias y horas de la semana para aumentar la posibilidad de que todos los padres que puedan atender atiendan la reuniones. El horario de reuniones de este año ya esta notado en la pagina del internet de CSS.

Focus of PA: PA deals with parent/family concerns such as how to get uniforms, school supplies, etc.
El Foco del PA: El PA trata con los asuntos de padres como obtener uniformes, materiales para la escuela, etc.

School Leadership Team (SLT)
The first meeting of the SLT this year will be Wednesday, September 17, 2008, 4:30 PM, 5th floor CSS. At that time a schedule of meetings for the rest of the year will be developed and posted on the website. SLT meetings are open to all families but only members may vote.The SLT focuses on school wide issues.

El Equipo de Liderazgo (SLT)
La primera reunión del Equipo de Liderazgo (SLT) sera este miercoles 17 de Septiembre a la 4:30 p.m. en el quinto piso de CSS. En esa reunión se establecera el horario de las reuniones del SLT y se notaran el la pagina del internet. Las reuniones del SLT son abiertas para todas las familias pero solamente los miembros pueden votar. El SLT se enfoca en asuntos que pertienen atodos los aspectos de la escuela.

The Foundation for Excellence in Education
This is a 501C3 foundation. Donations are tax deductible and matching grants are accepted.
La Fundación para la Excelencia en Educación es una corporación 501 (c) (3). Donaciones a esta fundación son deducibles en los impuestos.

There are subcommittees under these three main groups, such as the Fundraising Committee.
Hay comites comites en estos grupos como comites para recudar fondos.

PA’s after school Program

This year the PA launched an after school program. The PA pays for security, supervision and administration to be in the school so that students can participate in the program. Any student may attend this program between 4:00 PM – 5:45 PM Mon – Thurs. The purpose is to provide students with a quiet place to do homework or an opportunity to play board games or cards. It is also useful for working parents who do not want their children to travel home alone. The fee is $5/session.This new program provides a framework for a more ambitious after school program. We hope that it will include tutoring and clubs in the future.
This PA program is separate from school-sponsored after school offerings, such as robotics.

El Programa de After School del PA
Este año el PA empeso un programa de after school. El PA paga para seguridad , supervición y para que el personal de la escuela
este presente en la escuela para que los estudiantes puedan participar en el programa.Cualquier estudiante puede atende el programa entre las 4:00 y las 5:45 de la tarde de lunes a viernes. El proposito es proveerle a los estudiantes con un lugar tranquilo para hacer la tarea o una oprtunidad para gujar juegos de mesa o cartas. Tambiénes util para padres que trabajan y no quiren que sus hijos regresan ala cas solos. El costo es $5.00 dolares por sesión. Este nuevo programa provee una estructura para un program de after school más ambicioso en el futuro. Esperamos que en el futuro incluira tutoria y clubs. Este programa del PA es aparte de lo que ofrece la escuela ,como robotics.

Upcoming Events
Book Fair : A bookfair is planned for Barnes and Noble at 68th Street and Broadway on November 22, 2008. Wait for the book fair to do your holiday shopping. The book fair will run all day and there will be performances by CSS between 1 PM and 3 PM. Last year CSS received $600 from book sales. There will be another book fair in May.
First Friday of the Month: After school movies or other events with pizza. Nominal ticket price. Developed and supervised by PA vice president David Suker.

Greeting Card Fundraiser: Described below.

Pot Luck Dinners: are held several times a year and announced on the website

Town Hall meeting: will be in late September or early October.

Eventos Proximos

Feria de libros: Se esta planiando una feria de libros en Barnes and Noble para el 22 de Noviembre. Espere hacer sus compras de fiestas ese dia. La feria es todo el dia con ____ de CSS de 1:00 p.m. a 3:00 p.m. El año pasado recibimos $600.00 de la venta de libros. Habra otra feria de libos en mayo.
Primer Viernes del mes: David Suker vice-presidente del PA esta planiando noches de cine o otros eventos con pizza por un costo minimo.
Cenas “potluck”: Cenas en las cuales cada familia contribuye un plato favorito se llevan a cabo varios veces al año.
Venta de tarjetas postales: Vea la descripción
Town Hall meeting: Estas son a fines de septiembre o temprano en octubre.

Volunteers Needed – Please Get Involved

Miriam urged parents to get involved and volunteer. She noted that our grades “have a responsibility to build the school” and form the foundation for future CSS classes. She stressed that no experience is needed for these positions. Most of us learn on the job.

Se Necesitan Voluntarios– Por favor Participe
Miriam insitio que los padres participen y se hagan voluntarios . Ella noto que nuestros grados tienen la resposibilidad de construir la escuela y formar la fundación para el futuro de CSS. Ella insistio que no se necesita experienca para estas posiciones. La mayoria de nosotros aprendemos en el trabajo.

Hall parents: Each hall has two or three parents who call the other parents prior to special events. Volunteers for the sixth grade halls are needed. Additional volunteers for seventh grade halls should also contact Miriam. A sign up sheet was passed around to record the names of those wishing to be hall parent volunteers.

Padres de Casa: Cada casa tiene uno o dos padres que llaman a los otros padres antes de eventos sociales. Se necesitan voluntarios para el sexto grado. Voluntarios adicionales para el septimo grado también deben de comunicarse con Miriam. Se paso una hoja para que se anotara los nombres de aquellos que quieren ser padres de casa.

SLT representative for sixth grade: A representative for the sixth grade class is needed. Elections for this position must comply with the Chancellor’s regulations. You may volunteer or nominate yourself. The election will be held at a PA meeting thirty days after the call for nominations. Watch the website and your CSS e-mail for details on how to nominate yourself or-someone else.

Representante del Equipo de LIderazgo (SLT) : Se necesita un representante del sexto grado para el equipo de liderazgo. Las eleciones para esta posición deben ser de acuerdo con las regulaciones del canciller. Ud. puede nominarse a si mismo .La eleción se llevara acabo 30 dias despues de haberse llamado para las eleciones. Vea la pajina del internet para detalles sobre como nominarse a si mismo o a otra persona.

More PA executive board members needed: Since the current PA is slated to serve another year, open positions may be filled by volunteers without a formal election. Volunteers are needed for: One or two vice presidents (possibly a vp for community relations and a vp for creative arts) and financial secretary. Please contact Miriam if you are interested.

Se necesitan más miembros ejecutivos para la Junta de Directores del PA: Como al presente los miembros del PA van a servir por un año mas, las posiciones abierttas se pueden llenar sin una eleción formal. Se necesitan uno o dos vice presidentes ( quisas uno para relaciones comunitarias y otro para las artes creativas. Por favor hable con Miriam si esta interesada(o).

Greeting Card Fundraiser: Volunteers are needed for the first major fundraiser of the year. Damaris Padilla had copies of a proposal which she will send to all families via CSS e-mail. She explained that this project, suggested by parent Adam Stern, can potentially raise $15,000 for CSS. Kids createthesigns. Packages of 12 cards with the original art are produced with an explanation of CSS on the back of the card in English and Spanish. The goal is for each student to sell 5 packages (12 cards/pack) @ $20/package. There will be ‘friendly competition”among the halls and a prize will be given to the hall and the student who sells the most. Carolyn________made a motion that the parent body approve this fundraiser and____________seconded the motion. A vote was taken and the project was approved unanimously .A sheet was passed around for volunteers. You may also contact Damaris Padilla or Adam Stern to volunteer.

Venta de Tarjetas Postales Para Recaudar Fondos: Se necesitan voluntarios para el primer gran evento para recaudar fondos del año. Damaris Padilla tiene copias de la propuesta que se le enviara a todas las familias por e-mail. Ella explico que este proyecto que sugerio Adam Stern , tiene posibilidades de recaudar como $15,000 dolares .Los niños crean los diseños. Paquetes de12 tarjetas con el arte original son producidos con una explicación sobre CSS detras de la tarjeta en ingles y español. La meta es lograr que cada estudiante venda 5 paquetes de 12 tarjetas al costo de 20 dolares por paquete. Habra una competición amigable entre las casas y los estudiantes y se le dara un premio a la casa y al estudiante que venda las mas tarjetas.
Carolyn_____ iso una moción para que se aprobara este evento y ________ secundo la moción. Se tomo el voto de los padres presente y el proyecto fue aprobado unainamente. Se paso unaa hoja para obtener voluntarios par ayudar con este proyecto. También puede hablar con Adam Stern o Damaris Padilla para ayudar con esto.

School tee shirts and Photo Day : Victor Acosta said volunteers are needed immediately before school or after the school day to sell tee shirts.Please contact Victor Acosta. Volunteers are also needed for photo day.

Camisetas de la escuela y Dia de Photos: Victor Acosta dijo que se necesitan voluntarios imedaitamente por las mananas y despues de la escuela para vender cami setas. Hable e con Victor acosta si quiere ayudar con esto. también se necesitan voluntarios par el dia de las photos.

Box Tops: Damaris Padilla told families to send in box tops. Please check the website boxtops4education.com to see which box tops are eligible. CSS gets 10 cents per boxtops.Our goal is to have 500 box tops to submit by Dec 2008. Just put the box tops in an envelope, address the envelope, “CSS PA Mailbox” and indicating your child’s name and hall and have your child drop it in the PA mailbox.. For more information, contact Damaris Padilla.

“Box Tops”: Damaris Padilla pidio que las familias envien las etiquetas Box Tops. Por favor vea la pajina boxtops4education.com para ver cuales productos tienen las etiquetas elejibles. CSS recibe10 centavos por cada etiqueta. Nuestra meta es obtener 500 etiquetas para la fecha de diciembre del 2008. Ponga las etiquetas en un sobre indicando” CSS PA mailbox” con el nombre de su hijo(a) y la casa y depositelo en el buzón del PA.

Minutes of previous PA meeting: Damaris Padilla said she would post a draft of minutes of the May PA meeting on the CSS website. These minutes will be approved at the next PA meeting. Damaris also noted that she had copies with her for anyone who wanted to review them then.

Actas de reuniones previas: Damaris Padilla dijo que pondra las actas de las reunión de Mayo el la pajina del internet de CSS .Estos seran aprovados en la proxima reunión del PA. Damaris también noto que tenia copias con ella apara los que querian examinarlos esa noche.

Parent coordinator: Paperwork has been submitted to the DOE to approve Monica Marin for parent coordinator. Monica has an MA in History and will teach classes.
Coordinadora de Padres: se han sometido papeles para aprovar que Monica marin sea la coordinadora de padres. Monica tiene un MA en historia y ensenara tambien.

Treasurer’s Report: Victor Acosta reported that CSS is in good shape with $3,413.05 in the bank. He stressed that volunteers were needed to sell school tee shirts.40 students have not yet purchased shirts.

Reporte del Tesorero: Victor Acosta reporto que CSS estaen una buena posición con $3,413.05 en el banco. El insistio que se necesitan voluntarios par vender las camisetas. Hast ahora todavia quedan 40 estudiantes que no han comprado camisetas.

Parent Suggestions :

Victor Acosta, who spearheaded the CSS mentoring program and called all new families over the summer, asked parents for suggestions. Parents asked if finding and purchasing some of the supplies could be made easier. It was suggested that CSS buy in bulk which would give them a 20% discount so that parents could pay the same as they would at their local Staples and the school would get 20% of all sales.Victor then suggested that all supplies and the tee shirt be put together in one package for parent purchase.

Sugeriencas de los padres: Victor Acosta, el cual estaba a cargo del CSS mentoring program y el cual llamo a las nuevas familias durante el verano, le pidio sugerencias a los padres. Algunos padres comentaron que seria bueno si se pudiera facilitar la venta de algunos de los materiales para la escuela. Se sugerio que CSS comprara los materiales para la escuela con un 20% de descuento y asi los padres podrian gastar lo mismo que gastan en Staples pero la escuela recibiria 20% de las ganacias delas ventas.Victor sgerio que se podria poner las camisetas y los materiales juntos en un paquete para venderse a los padres .